Le module Webmail UGO 2.0 propose davantage de fonctionnalités que celles proposées par un Webmail standard.

L’écriture du courriel s’appuie sur un éditeur WYSIWYG. L’un des éléments différenciateur d’UGO par rapport à un webmail classique est lié au fait qu’il n’est pas nécessaire de consulter sa messagerie pour être alerté de l’arrivée d’un nouveau courriel, une fenêtre d’alerte s’affiche sur le bureau UGO.

Il est bien entendu possible d’accéder aux différents annuaires et listes de diffusion personnelles ou entreprise, de trier ses messages et de définir des filtres pour les rediriger ou les classer dans des répertoires spécifiques.

Une fonctionnalité de recherche selon des critères prédéfinis (sujet, expéditeur…) est également proposée.

Il est possible d’intégrer une signature par défaut ou de la personnaliser, de définir un message d’absence, de paramétrer la présentation de son webmail sur son poste de travail (choix du nombre de messages par page par exemple)…

Les pièces jointes au courriel peuvent être gérées de deux façons :

La première « classique » et consommatrice de ressources consiste à intégrer la pièce jointe dans le message. L’inconvénient est que vous accroissez rapidement la volumétrie de stockage de votre boîte de courriers électroniques et celles des destinataires pour une même version d’un document.

La seconde nécessite le déploiement du module Explorateur de UGO 2.0 et permet d’ajouter un lien hypertexte (URL) dans le corps du courriel, ce qui permet au destinataire d’initier le téléchargement du document s’il le juge nécessaire.

Le paramétrage par défaut n’impose aucune limite au poids d’un courriel, il est néanmoins possible de définir un poids maximum via le module administrateur.
Un compteur permet à tout moment de connaitre le niveau de remplissage de sa messagerie. Le quota de messagerie est défini par l’administrateur et peut-être modifié à tout moment.

Délégation de droits : Un collaborateur peut accorder deux types de droits sur son compte de messagerie entreprise à un collaborateur tiers. Une autorisation d’accès en lecture uniquement ou un accès étendu qui permettra au collaborateur tiers d’envoyer un courriel en lieu et place du collaborateur détenteur du compte de messagerie.

Multi-Comptes : Qu’il s’agisse de comptes de messagerie interne à l’Entreprise (compte collaborateur, compte de service, etc.), ou de comptes de messagerie externe (personnel ou autres), le module de messagerie est en mesure de tous les accueillir au sein du Bureau Virtuel UGO 2.0 (protocole IMAP).

L’agenda d’UGO 2.0 est un agenda partagé « intelligent » dans le sens ou l’algorithme utilisé permet de déterminer les plages horaires disponibles de vos collaborateurs et bien d’autres fonctionnalités. Il s’interface avec le module de Gestion des  Absences, ce qui permet une vision complète de la disponibilité de vos collaborateurs. Il est également possible d’accéder directement au module de Gestion de Ressources pour réserver  une ressource nécessaire à la tenue de la réunion (salle, vidéo projecteur, etc.), une voiture, etc.

Le module Agendas Partagés propose différentes vues du calendrier en accès direct (jour, semaine, mois, année) ainsi qu’une vue « liste » avec la possibilité de tri par type (congé, rendez-vous) ou par ordre chronologique.

Un ensemble de fonctions permet de typer le rendez-vous par catégories d’événement. L’objet et le contenu d’un rendez-vous « personnel » ne sera pas visible par les autres collaborateurs. Il est possible d’activer la fonction de rappel, ce qui déclenchera une fenêtre d’alerte sur le Bureau virtuel d’UGO 2.0.

Une fonction de recherche de disponibilités permet de rechercher les créneaux horaires disponibles sur une période, quand vous souhaitez convier un ou plusieurs collaborateurs. L’utilisateur a également la possibilité de gérer les événements périodiques et récurrents.

En fonction des profils d’utilisateurs, vous pouvez limiter l’accès à certaines fonctionnalités, par exemple (liste variant en fonction des processus déployés de l’entreprise) :

• Sélection de participants,
• Agendas partagés : Vue multi-utilisateurs,
• Édition / suppression d’évènement dans un agenda collaborateur,
• Disponibilité de l’agenda au format Icalendar

L’agenda UGO 2.0 s’appuie sur le standard ICAL et s’interface avec les différents clients lourds du marché tels Outlook, thunderbird…

 

Avec le module WebConference d’UGO 2.0 (webmeeting) vous pouvez assister à des réunions « visuelles » avec des personnes internes ou externes à la société, partager des documents, disposer d’un tableau blanc…

Le module « Annuaires » se décompose en trois parties :

L’annuaire « Agence » est accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise. Il intègre tous les contacts internes à l’entreprise organisés en départements (selon le mode de fonctionnement propre à l’entreprise), les contacts fournisseurs, partenaires, clients, etc. Les possibilités d’ajout, modification, suppression d’organisme ou de contacts est limité au profil administrateur d’UGO 2.0.

L’annuaire « Privé » permet de sauvegarder tous les contacts personnels. L’accès à cet annuaire est exclusivement réservé à l’utilisateur détenteur du compte.

L’annuaire « Partagé » permet le partage de certains contacts de l’annuaire Privé avec l’Entreprise.

Le module Annuaires dispose d’une fonctionnalité de recherche avancée permettant une recherche multi-critères sur des organismes ou des contacts.

Il est bien sûr possible de créer des listes de diffusion. La création des listes de diffusion peut contenir des contacts de l’annuaire « Agence », « Privé » et/ou « Partagé ». Ces listes peuvent être exportées au format CSV pour intégration dans des outils de publipostage, et réciproquement, il est possible d’importer des fichiers csv dans l’annuaire UGO 2.0.

La connectivité avec les terminaux mobiles est assurée en mode « connecté ». Elle permet de transférer le contenu du terminal mobile vers le serveur UGO 2.0 et réciproquement pour ce qui concerne les données de Messagerie, Agendas et Annuaires.

En fonction du modèle de terminal mobile (iphone, Androïd, B&B), l’utilisateur pourra accéder à sa messagerie, son agenda et son annuaire de deux façons.

La première consiste à se connecter via le Navigateur internet intégré du terminal mobile. L’utilisateur n’a ainsi aucune manipulation à effectuer, si ce n’est celle de s’identifier pour accéder à l’environnement UGO 2.0.

La seconde implique une Synchronisation PIM avec le terminal mobile. Suite à l’application d’une procédure de paramétrage du terminal mobile, celui-ci se synchronisera avec la messagerie, l’agenda et l’annuaire centralisés. Les terminaux mobiles devront être compatibles au protocole MAPI.

Le module CHAT d’UGO 2.0 propose les fonctionnalités de base d’un outil d’Instant Messaging. Le collaborateur interne ou externe de l’Entreprise (selon habilitation par l’administrateur) dispose d’un outil de dialogue en mode texte et en « temps réel ».

Il est possible de visualiser la présence ou non du contact grâce à l’indicateur prévu à cet effet. L’outil est bien entendu intégré à l’annuaire de l’Entreprise.

Il  est également possible de créer des salons de discussion.