L’agenda d’UGO 2.0 est un agenda partagé « intelligent » dans le sens ou l’algorithme utilisé permet de déterminer les plages horaires disponibles de vos collaborateurs et bien d’autres fonctionnalités. Il s’interface avec le module de Gestion des Absences, ce qui permet une vision complète de la disponibilité de vos collaborateurs. Il est également possible d’accéder directement au module de Gestion de Ressources pour réserver une ressource nécessaire à la tenue de la réunion (salle, vidéo projecteur, etc.), une voiture, etc.
Le module Agendas Partagés propose différentes vues du calendrier en accès direct (jour, semaine, mois, année) ainsi qu’une vue « liste » avec la possibilité de tri par type (congé, rendez-vous) ou par ordre chronologique.
Un ensemble de fonctions permet de typer le rendez-vous par catégories d’événement. L’objet et le contenu d’un rendez-vous « personnel » ne sera pas visible par les autres collaborateurs. Il est possible d’activer la fonction de rappel, ce qui déclenchera une fenêtre d’alerte sur le Bureau virtuel d’UGO 2.0.
Une fonction de recherche de disponibilités permet de rechercher les créneaux horaires disponibles sur une période, quand vous souhaitez convier un ou plusieurs collaborateurs. L’utilisateur a également la possibilité de gérer les événements périodiques et récurrents.
En fonction des profils d’utilisateurs, vous pouvez limiter l’accès à certaines fonctionnalités, par exemple (liste variant en fonction des processus déployés de l’entreprise) :
- Sélection de participants,
- Agendas partagés : Vue multi-utilisateurs,
- Édition / suppression d’évènement dans un agenda collaborateur,
- Disponibilité de l’agenda au format Icalendar
L’agenda UGO 2.0 s’appuie sur le standard ICAL et s’interface avec les différents clients lourds du marché tels Outlook, thunderbird…
